Privacy Policy

Algemene privacyverklaring

Steunpunt Adoptie vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Steunpunt Adoptie vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Steunpunt Adoptie vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Steunpunt Adoptie vzw
Raas van Gaverestraat 67b, 9000 Gent
info@steunpuntadoptie.be
T 078/15/13/27

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten of diensten, klanten en leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Steunpunt Adoptie vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om het voorbereidingstraject op adoptie te kunnen volgen en het attest te behalen (wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang);
• om te kunnen deelnemen aan het groepsaanbod van Steunpunt Adoptie vzw (contractuele overeenkomst en gerechtvaardigd belang);
• om persoonlijke nazorg te krijgen (wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang);
• om aan de verplichte nazorg en followup-rapportage te voldoen (wettelijke verplichting, contractuele overeenkomst en gerechtvaardigd belang)
• om vrijwilligerswerk voor Steunpunt Adoptie vzw te kunnen verrichten (contractuele overeenkomst en gerechtvaardigd belang);
• om freelancewerk voor Steunpunt Adoptie vzw te kunnen verrichten (contractuele overeenkomst en gerechtvaardigd belang);
• om boeken te kunnen ontlenen uit onze bibliotheek (contractuele overeenkomst en gerechtvaardigd belang);
• om professionele gegevens op te laten nemen op de adoptiekaart (ondubbelzinnige toestemming);
• om informatie te versturen over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang en ondubbelzinnige toestemming).

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen of verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
• privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
• identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
• persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, persoonlijkheidskenmerken
• adoptiegerelateerde kenmerken: herkomstland, raciale of etnische gegevens, adoptiedienst, aankomstleeftijd, dossier ja/nee, nazorgvraag
• gegevens over de opleiding en loopbaan: opleidingsniveau, huidige tewerkstelling, loopbaan
• relationele of familiale kenmerken: gegevens over het huwelijk of de huidige vorm van samenleven, gegevens over de huidige en vroegere relationele situatie (voor zover relevant in het kader van de verklaring van een eventuele zorg- of ondersteuningsnood)
• financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
• gegevens over de vrijetijdsbesteding en interesses
• gegevens over traumatische of bijzondere gebeurtenissen
• gegevens over filosofische en religieuze overtuigingen
• gegevens over de gewoonten, levensstijl en sociale contacten
• aanwezigheid activiteiten
• beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van het Vlaams Centrum voor Adoptie.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzekeren van onze vrijwilligers;
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,  …);
• het verzorgen van de (financiële) administratie;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met verwerkers maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Vlaams Centrum voor Adoptie;
• externe opleiders of trainers (freelancemedewerkers).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

Steunpunt Adoptie vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Steunpunt Adoptie vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’;
• Wij maken systematisch backups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.steunpuntadoptie.be.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Steunpunt Adoptie vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 7 april 2025. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.