Algemene privacyverklaring
Steunpunt Adoptie vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en aan het respecteren van jouw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Steunpunt Adoptie vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Steunpunt Adoptie vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Steunpunt Adoptie vzw
Raas van Gaverestraat 67b, 9000 Gent
kristien.wouters@steunpuntadoptie.be
T 078 15 13 27
Ond. nr. 0508 472 515
RPR Rechtbank Gent
Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten of diensten, cliënten, leveranciers, donateurs, vrijwilligers, freelancers en sollicitanten.
Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden door Steunpunt Adoptie vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om het voorbereidingstraject op adoptie te kunnen volgen en het attest te behalen;
- om te kunnen deelnemen aan het groepsaanbod van Steunpunt Adoptie vzw;
- om persoonlijke nazorg te krijgen;
- om aan de verplichte nazorg en follow-uprapportage te voldoen;
- om meldingen van vermoedens van wanpraktijken en klachten te registreren;
- om vrijwilligerswerk voor Steunpunt Adoptie vzw te kunnen verrichten;
- om freelancewerk voor Steunpunt Adoptie vzw te kunnen verrichten;
- om boeken en dvd’s te kunnen ontlenen uit onze bibliotheek;
- om professionele gegevens op te laten nemen op de adoptiekaart;
- om nieuwbrieven, uitnodigingen en informatie te versturen gerelateerd aan onze werking;
- om fiscale attesten uit te reiken in het kader van schenkingen;
- om sollicitaties te verwerken en vacatures in te vullen.
De gegevensverwerking is essentieel voor onze werking en het uitoefenen van de diensten van Steunpunt Adoptie vzw. Conform de GDPR stemt dit overeen met:
- contractuele overeenkomst;
- gerechtvaardigd belang;
- wettelijke verplichting waar Steunpunt Adoptie vzw moet aan voldoen;
- ondubbelzinnige toestemming.
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heb je steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen of verwerken (niet-limitatief):
- persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
- privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
- identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
- persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, persoonlijkheidskenmerken
- adoptiegerelateerde kenmerken: herkomstland, raciale of etnische gegevens, adoptiedienst, aankomstleeftijd, dossier ja/nee, nazorgvraag
- gegevens over de opleiding en loopbaan: opleidingsniveau, huidige tewerkstelling, loopbaan
- relationele of familiale kenmerken: gegevens over het huwelijk of de huidige vorm van samenleven, gegevens over de huidige en vroegere relationele situatie (voor zover relevant in het kader van de verklaring van een eventuele zorg- of ondersteuningsnood)
- financiële gegevens (o.a. rekeningnummer, betalingen …)
- gegevens over de vrijetijdsbesteding en interesses
- gegevens over traumatische of bijzondere gebeurtenissen
- gegevens over filosofische en religieuze overtuigingen
- gegevens over de gewoonten, levensstijl en sociale contacten
- aanwezigheid activiteiten
- beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames …)
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van het Vlaams Centrum voor Adoptie.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Deze partijen verwerken namens ons jouw gegevens, volgens onze instructies en onder strikte afspraken.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het verzekeren van onze vrijwilligers;
- het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting ...);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers …);
- het verzorgen van de (financiële) administratie;
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.
Met verwerkers maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking aan derden - ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
- Vlaams Centrum voor Adoptie;
- externe opleiders of trainers (freelancemedewerkers).
Dit zijn partijen die jouw gegevens ontvangen en zelf beslissen hoe ze deze gebruiken. Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien je ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
Bewaartermijn
Steunpunt Adoptie vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtneming van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Steunpunt Adoptie vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’;
- Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot jouw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Je rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden. Zo heb je het recht om je te verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen. Je kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.steunpuntadoptie.be.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be
Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Steunpunt Adoptie vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 5 augustus 2025. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wil raadplegen.
